Canal de cumplimiento

Objeto

Determinar cómo se debe informar cuando se perciba o se evidencie que se incumplen las pautas de comportamiento descritas en el Código de Conducta, Código de Conducta para proveedores, el Protocolo de Acoso en los procedimientos del Sistema o alguno de los requisitos legales y laborales que deba cumplir Vicomtech, entre ellos los posibles riesgos penales que puedan derivar en delito, según artículo 31 bis del Código Penal vigente, las buenas prácticas a las cuales el Centro se adhiere y las pautas a cumplir derivadas de la Política y Valores.

Alcance

Todas las personas que mantienen vínculos profesionales o laborales con Vicomtech, incluyendo subcontratistas y proveedores o personas que trabajen bajo la supervisión y Dirección de Vicomtech, así como a aquellas que ya hayan finalizado su relación profesional o incluso personas que participan en procesos de selección.

También se extienden el alcance del Procedimiento a las personas que presten asistencia o apoyo al informante, a las personas de su entorno que puedan sufrir represalian, así como a las personas jurídicas propiedad del informante.

Definiciones

A efectos de este procedimiento se definen los siguientes términos:

• Canal de Cumplimiento: vía de comunicación con el Comité de Cumplimiento para informar, solicitar información o enviar sugerencias sobre cuestiones relativas al cumplimiento o incumplimiento de los requisitos.
• Código de Conducta: conjunto de pautas de comportamiento, alineadas con la política y los valores corporativos del Centro, que sirve como marco de referencia para las personas en el desarrollo de sus actividades y de obligado cumplimiento.
• Comite de Cumplimiento: comité de personas responsable del cumplimiento de los requisitos en la organización y órgano de recepción y gestión de las solicitudes por incumplimiento.
• Compliance: cumplimento de todos los requisitos normativos que afecten al centro.
• Compliance Penal: cumplimiento de los requisitos normativos.
• Comunicación: cualquier forma de comunicación que las personas incluidas en el Alcance de la política de Gestión del Canal de Cumplimiento de Vicomtech realicen al Comité de Cumplimiento a través de los medios puestos a su disposición.

Responsabilidad

La Dirección de Vicomtech es responsable de:

• Dotar al Comité de Cumplimiento de poder autónomo de iniciativa y control en la gestión del Canal de Cumplimiento.
• Nombrar un Responsable del Comité de Cumplimiento (RCC), así como un Responsable del Sistema del Canal de Cumplimiento, que gestione el procedimiento así como las solicitudes en el Canal de Cumplimiento.
• Proporcionar los recursos necesarios para la realización de las actividades mencionadas.

El Comité de Cumplimiento:

• Estará compuesto por un Responsable quien liderará la gestión de las comunicaciones realizadas en el Canal de Cumplimiento.
• El Responsable del Comité de Cumplimiento, en base a la tipología de la comunicación compondrá el CC que vaya a gestionar la comunicación.
• Contará con un Responsable del Sistema del Canal de Cumplimiento, que deberá supervisar el buen funcionamiento de los procedimientos y herramientas.

Sistemática de funcionamiento

Envío de la información

Vicomtech habilita un canal de comunicación, que llamará Canal de Cumplimiento para que se puedan informar sobre la percepción o la evidencia de que alguna o varias personas incumplen pautas de comportamiento, descritas en el Código de Conducta, Código de Conducta para proveedores, Protocolo de Acoso, Política y Valores así como requisitos recogidos en diversos procedimientos del Sistema, o los requisitos legales, incluyendo los posibles riesgos penales que puedan derivar en delito, según artículo 31 bis del Código Penal vigente.

El Canal de Cumplimiento permite realizar las comunicaciones anónimas y se podrán realizar:

• Por escrito.
• Verbalmente: Ésta será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece el RGPD. Las comunicaciones verbales se documentarán mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible o a través de una transcripción completa exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. Esta tipología de comunicación se podrá realizar:
• A través de mensajería de voz.
• Mediante reunión: En el plazo de máximo de siete días desde la solicitud.

El acceso a dicho canal de comunicación de incumplimientos será realizado a través la web corporativa de Vicomtech Consiste en un canal de comunicación cuyo destinatario es la persona responsable del Comité de Cumplimiento. La tecnología utilizada permite la cesión segura de la información pertinente. Además, a través de este canal se puede solicitar al Comité de Cumplimiento aclaraciones o hacer aportaciones o sugerencias relacionadas con el cumplimiento normativo, el Código de Conducta o el mismo Canal de Cumplimiento.

Todas las personas con cargos directivos o de responsabilidad de la organización que han recibido información de alguna conducta de incumplimiento deben comunicarla de inmediato al CC, manteniendo dicha información como confidencial. Toda la información recibida por este canal se tratará siempre como confidencial

Vicomtech considera que este canal es una vía de gran importancia para comunicar hechos que podrían dañar la reputación del centro, así como a su plantilla o estudiantes y afectar su viabilidad económica, por tanto, debe hacerse un uso responsable y con convencimiento de que éste es un acto que favorece a la organización en su conjunto. Toda la comunicación realizada por el Canal de Cumplimiento se podrá realizar de forma anónima, garantizando en todo momento la confidencialidad del informante. Así la identidad de los informantes será en todo caso reservado y esta no será comunicada a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Igualmente, se garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada. En el caso de que se detecte y confirme un acto de represalia a las personas que informaron un incumplimiento, los solicitantes serán investigados y si procede, sancionados.

Finalmente, en cumplimiento a la normativa de protección de datos, los interesados que proporcionen datos personales podrán adherirse a todos los derechos recogidos en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO DE 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y, en particular, se le informará de:

• La identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante.
• Los datos de contacto del delegado de protección de datos.
• Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
• Los intereses legítimos del responsable o de un tercero.
• Los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales.
• El plazo durante el cual se conservarán los datos personales.
• La existencia del derecho a solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales relativos al interesado, y su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos.
• El derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.

Recepción de la información

La información enviada a la RCC debe cumplir, para ser considerada solicitud con unos requisitos mínimos, que permitan iniciar una investigación, si fuera necesario, con una descripción detallada del hecho y fechas aproximadas de su ocurrencia y alguna evidencia del hecho, si procede. En el caso que la comunicación no sea anónima, la identidad del solicitante será siempre protegida.

El RCC envía un acuso de recibo de la comunicación al informante (en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción), salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación y en función de los elementos aportados, decide si procede a tramitar o no la solicitud, en un plazo máximo de 5 (cinco) días hábiles para proceder de manera inmediata a la investigación.

Investigación

Si la solicitud de investigación se admite a trámite, el RCC inicia una investigación que debe ser objetiva y ecuánime. Teniéndose en cuenta los plazos de resolución que se establecen en el apartado siguiente.

• Se da audiencia a la persona objeto de solicitud y se le comunica la solicitud, en un plazo máximo de 1 (un) mes, a partir de la fecha de inicio de la investigación.
• Se permite a la persona objeto de solicitud hacer sus alegaciones en un plazo de 10 (diez) días, desde que se le comunica el hecho, y poder aportar toda la documentación pertinente en base a dichas alegaciones. Se activa de forma inmediata el proceso de investigación asociada a las solicitudes con posible Falta Disciplinaria, pudiendo activar, en consecuencia, la monitorización y acceso a cualquier información creada, recibida o enviada mediante los equipos informáticos de Vicomtech así como la recogida de imágenes de las cámaras de videovigilancia. Se activa explícitamente el hecho de que los equipos informáticos son parte de la plataforma tecnológica del centro y deben ser usados únicamente para propósitos relacionados con la actividad corporativa del mismo (no para uso personal) tal y como se expresa en el Código de Conducta.
• Se recaba toda la información pertinente para realizar una valoración (El RCC puede solicitar asesoramiento legal externo, asegurando siempre la confidencialidad de la información)
• El RCC debe elaborar un informe con el resultado de la investigación realizada, que se enviará a la Dirección de la organización.
• La Dirección de la organización decide si se va a aplicar el Régimen Sancionador y determina la Falta que se va a imponer, pudiendo derivar en un despido directo en caso de tener pruebas que lo justifiquen. La Dirección se reunirá con la persona objeto de solicitud para comunicar la decisión tomada y mostrar la investigación realizada.

Además, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito se le remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato y en el caso de que los hechos afectes a los interesados financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Decisión y plazo de resolución

El informe realizado por el RCC con el resultado de la investigación se envía a la Dirección, quien tiene las competencias para imponer y ejecutar las sanciones que correspondan, considerando el Régimen Disciplinario de la organización y el convenio laboral vigente, o bien, archivar el caso.

El plazo máximo de resolución varía según la tipología de sanción que se vaya a aplicar, siendo de 2 meses prorrogables en 1 más (según su complejidad) desde su fecha de comunicación en caso de tratarse de una investigación sin falta asociada.

Si contiene falta asociada, serán 10 días desde su comunicación cuando se trata de faltas leves, 20 días en el caso de faltas graves y 60 días en el caso de las faltas muy graves.

En todos los casos las investigaciones deberán finalizarse antes de los 3 meses desde la fecha en que el incumplimiento fuera cometido.

Comunicaciones, cierre del caso y archivo

Una vez que la Dirección de Recursos Humanos o Dirección resuelva desestimar el caso y archivarlo o bien, ejecutar las sanciones que correspondan, procederá a comunicarlo a los interesados protegiendo la identidad del solicitante.

Una vez transcurridos 3 meses desde el cierre del caso concreto, se procederá a archivar la documentación generada en el proceso de la investigación (comunicaciones, evidencias, informes) salvo que un procedimiento judicial relacionado al caso se encuentre vigente el Canal de Cumplimiento.

Conservación de datos

Los datos que sean objeto de tratamiento se conservarán en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.

Se garantizará la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.