Betetze kanala

Xedea

Nola informatu behar den zehaztea Jokabide-Kodean, Hornitzaileentzako jokabide-kodean, Jazarpen protokoloan azaldutako jarraibideak, Sistemako prozedurakoak edo Vicomtechek bete beharreko lege- edota lan-baldintzak betetzen ez dituztela nabaritu edo agerian dagoenean. Bereziki delituan izan daitezkeen balizko zigor-arriskuak (indarrean dagoen Zigor Kodeko 31 bis artikuluari dagokionean), Zentroak dituen praktika onak eta Politika eta Balioetatik eratorritako jarraitu beharreko jarraibideak.

Irismena

Vicomtech-ekin lan- edo lanbide-harremanak dituzten pertsona guztiak, azpikontratistak eta hornitzaileak barne, edo Vicomtech-en ikuskaritzapean eta zuzendaritzapean lan egiten duten pertsonak, baita harreman profesionala amaitu dutenak edo hautaketa-prozesuetan parte hartzen dutenak ere.

Halaber, prozeduraren irismena zabaltzen zaie informatzaileari laguntza edo babesa ematen dioten pertsonei, errepresaliak jasan ditzaketen inguruko pertsonei eta informatzailearen jabetzako pertsona juridikoei.

Definizioak

Prozedura honen xedeetarako honako hitz hauek definituko ditugu:

• Betetze Kanala: Betetze Batzordearekin komunikatzeko bidea: betebeharren betetzearen edo ez-betetzearen inguruan informatzeko, informazioa eskatzeko edota iradokizunak bidaltzeko.
• Jokabide-kodea: Jokaera arau multzoa, Zentroaren politika eta balio korporatiboekin lerrokatuta daudenak eta pertsonentzako erreferentzia eredua direnak beraien jardueren garapenerako eta nahitaez bete beharrekoa.
• Betetze Batzordea: Erakundean betebeharren konplitzearen ardura duten pertsonen batzordea eta ez betetze eskaerak jaso eta kudeatzen duen organoa.
• Compliance: Zentroari eragiten dioten arau-eskakizun guztien bete beharra.
• Compliance penala: arau-betekizunak betetzea.
• Komunikazioa: Vicomtech-en betetze-kanala kudeatzeko politikaren irismenean dauden pertsonek Betetze Batzordeari beren eskura jarritako bitartekoen bidez egiten dioten edozein komunikazio-modu.

Erantzunkizuna

Vicomtech-eko Zuzendaritzak honako hauek hartu behar ditu bere gain:

• Betetze-Batzordeari Betetze Kanala kudeatzeko ekimen- eta kontrol-botere autonomoa ematea.
• Betetze Batzordearen arduradun (BBA) bat izendatzea, baita Betetze Kanalaren Sistemaren arduradun bat ere, prozedura eta Betetze kanalean eskaerak kudeatzeko.
• Jarduera horiek egiteko behar diren baliabideak ematea.

Betetze-batzordea:

• Arduradun batek gidatuko du Betetze Kanalean egindako komunikazioen kudeaketa.
• Betetze Batzordeko arduradunak, komunikazioaren tipologian oinarrituta, komunikazioa kudeatuko duen Betetze Batzordea osatuko du.
• Betetze Kanalaren Sistemaren arduradun bat izango du, eta hark prozedura eta tresnen funtzionamendu egokia gainbegiratu beharko du.

Funtzionamendu-sistematika

Informazioa bidaltzea

Vicomtechek komunikazio kanal bat antolatu du, Betetze Kanala izenekoa, Jokaera-Kodean, Hornitzaileentzako Jokabide-Kodean, Jazarpen protokoloan, Politika eta Balioetan azaltzen diren arauak edota Sistemako prozeduretan jasotzen diren betebeharrak edo legezko betekizunak (Zigor-Kodeko 31 bis artikuluaren arabera delitua izan daitezkeen zigor-arriskuak barne) betetzen ari ez denari buruz informatu ahal dezaten.

Betetze Kanalak komunikazio anonimoak egiteko aukera ematen du, eta honako hauek egin ahal izango dira:

• Idatziz.
• Ahoz: Grabatu egingo da eta zure datuen tratamenduaren berri emango zaizu, DBEOk ezarritakoaren arabera. Ahozko komunikazioak dokumentatuko dira elkarrizketaren grabazio baten bidez, formatu seguru, iraunkor eta irisgarri batean, edo elkarrizketa tratatzeko ardura duten langileek egindako elkarrizketaren transkripzio oso zehatz baten bidez. Komunikazio-tipologia hori honela egin ahal izango da:
• Ahots-mezularitzaz.
• Bilera bidez: eskaera egin eta gehienez ere zazpi eguneko epean.

Ez-betetzeak jakinarazteko kanal horretarako sarbidea Vicomtech-eko webgunearen bidez egingo da. Komunikazio-kanal bat da, eta haren hartzailea Betetze Batzordearen arduraduna da. Erabilitako teknologiak beharrezkoa den informazioa segurtasunez lagatzeko aukera ematen du. Gainera, kanal horren bitartez aukera dago Betetze Batzordeari arauak betetzearekin, Jokabide Kodearekin edo Kanal Etikoarekin zerikusia duten ekarpen edo iradokizunak egin eta argibideak eman ditzala eskatzeko.

Ez-betetzeko jokabideren baten berri izan duten erakundeko zuzendari edo erantzukizuneko kargudunek Betetze Batzordeari jakinaraziko diote berehala, eta informazio hori isilpean gordeko da. Bide hontatik jasotako informazio guztia isilpean gordeko da betiere, Konfidentzialtasunaren kudeaketa prozedurari jarraikiz.

Vicomtech-en ustez, kanal hori garrantzi handiko bidea da erakundearen izen onari, langile edo ikasleei kalte egin diezaieketen gertaerak jakinarazteko eta bideragarritasun ekonomikoari eragiteko; beraz, arduraz erabili behar da, eta ziur egon behar da erakunde osoari mesede egiten dion ekintza dela. Betetze-kanalak egiten duen komunikazio oro modu anonimoan egin ahal izango da, informatzailearen konfidentzialtasuna uneoro bermatuz. Horrela, informatzaileen identitatea erreserbatua izango da beti, eta ez zaie komunikatuko kontatutako egitateetan aipatzen diren pertsonei, ez eta hirugarrenei ere. Informatzailearen nortasuna agintaritza judizialari, Fiskaltzari edo administrazio-agintaritza eskudunari bakarrik jakinarazi ahal izango zaio, ikerketa penal, diziplinazko edo zehatzaile baten esparruan. Era berean, eragindako pertsonei eta emandako informazioan aipatzen den hirugarren orori dagozkien datuen konfidentzialtasuna bermatuko da. Ez-betetze baten berri eman zuten pertsonen aurkako errepresalia-egintzaren bat sumatzen eta berresten bada, egileak ikertuko dira, eta, bidezko bada, zigorra ezarriko zaie.

Azkenik, datuak babesteko araudia betez, datu pertsonalak ematen dituzten interesdunek 2016ko apirilaren 27ko EUROPAKO PARLAMENTUAREN ETA KONTSEILUAREN 2016/679 (EB) ERREGELAMENDUAN (datu pertsonalen tratamenduari eta datu horien zirkulazio askeari dagokienez pertsona fisikoak babesteari buruzkoa) jasotako eskubide guztiei atxiki ahal izango zaizkie, eta, bereziki, honako hauen berri emango zaie:

• Arduradunaren eta, hala badagokio, haren ordezkariaren nortasuna eta harremanetarako datuak.
• Datuak babesteko ordezkariaren harremanetarako datuak.
• Datu pertsonalen tratamenduaren helburuak eta tratamenduaren oinarri juridikoa.
• Arduradunaren edo hirugarren baten interes legitimoak.
• Datu pertsonalen hartzaileak edo hartzaile-kategoriak.
• Datu pertsonalak gordetzeko epea.
• Tratamenduaren erantzuleari interesdunaren datu pertsonaletarako sarbidea eskatzeko eskubidea, datu horiek zuzentzeko edo ezabatzeko eskubidea, datuen tratamendua mugatzeko eskubidea edo tratamenduaren aurka egiteko eskubidea, baita datuen eramangarritasunerako eskubidea ere.
• Kontrol-agintaritza baten aurrean erreklamazioa aurkezteko eskubidea.

Informazioa jasotzea

BBAri bidalitako informazioa, , eskaera gisa hartu ahal izateko, gutxieneko baldintza batzuk bete behar ditu, eta, behar izanez gero, ikerketa bat hasteko aukera eman behar du. Ikerketa horretan, gertakaria eta gertaeraren gutxi gorabeherako datak zehatz-mehatz deskribatu behar dira, bai eta, hala badagokio, gertakariaren ebidentziaren bat ere. Komunikazioa anonimoa ez bada, eskatzailearen identitatea beti babestuko da. BBAk jakinarazpenaren hartu-agiria bidaltzen dio informatzaileari (jakinarazpena jaso eta zazpi egun naturaleko epean), salbu eta horrek komunikazioaren konfidentzialtasuna arriskuan jar badezake. Aurkeztutako elementuen arabera, eskaera 5 (bost) egun balioduneko gehieneko epean izapidetzea edo ez erabakitzen du, ikerketa berehala egiteko.

Ikerketa

Eskaera tramiterako onartzen bada, BBAk ikerketa bat hasiko du, objektiboa eta onargarria izan behar duena. Hurrengo paragrafoan ezarritako ebazpen-epeak kontuan hartuz gero, kontuan hartu behar da.

• Eskaeraren objektu den pertsonari entzunaldia eman eta eskaeraren berri eman ikerketaren hasiera datatik hilabete batera gehienez.
• Eskaeraren objektu den pertsonari bere argudioak azaltzen uztea 10 (hamar) eguneko epean, gertakaria jakinarazten zaionetik, eta argudioak azaltzeko beharrezkoa den dokumentazioa aurkezteko. Berehala aktibatzen da balizko Diziplina-Falta duten eskabideei lotutako ikerketa-prozesua, eta, ondorioz, Vicomtecheko informatika-ekipoen bidez jasotako edo bidalitako edozein informazio monitorizatu eta eskuratu ahal izango da, bai eta bideozaintzako kameren irudiak jaso ere.
• Balorazio bat egin ahal izateko egoki den informazio guztia biltzen da. (BBAk kanpoko lege-aholkularitza eska dezake, informazioaren konfidentzialtasuna ziurtatuz beti).
• BBAk txosten bat egin behar du burututako ikerketaren emaitzarekin eta erakundearen Zuzendaritzari bidaliko zaio.
• Erakundeko zuzendaritzak erabakitzen du Zigor-Araubidea aplikatuko den eta ezarriko den Falta zehazten duen, eta, horretarako, zuzeneko kaleratze batean bideratu ahal izango du, justifikatzen duten frogak izanez gero. Zuzendaritzak eskaera egin duen pertsonarekin bilduko da, hartutako erabakia jakinarazteko eta egindako ikerketa erakusteko.

Gainera, zantzuen arabera egitateak delitu izan daitezkeenean, informazioa berehala bidaliko zaio Fiskaltzari, eta egitateek Europar Batasuneko finantza-interesdunei eragiten badiete, Europako Fiskaltzari igorriko zaio.

Erabakia eta ebazteko epea

Ikerketaren emaitzarekin BBAk egindako txostena Zuzendaritzara bidaltzen da, honek ditu dagozkion zehapenak ezarri eta betearazteko eskumenak, erakundearen Diziplina Araubidea eta indarrean dagoen lan-hitzarmena kontuan hartuta, edo, bestela, kasua artxibatu egin behar da.

Gehieneko ebazpen-epea aldatu egingo da aplikatuko den zehapen-tipologiaren arabera eta 2 hilabetekoa izango da, gehienez ere beste hilabete batez luzatu ahal izango delarik (konplexutasunaren arabera), jakinarazpenik egin gabe, ikerketa bat egiten denean.

Lotutako falta badu, 10 egun izango dira jakinarazpen arinak direnean, 20 egun falta direnean, hutsegite larrien kasuan, eta 60 egun, hutsegite oso larrien kasuan.

Kasu guztietan, ikerketak 3 hilabete baino lehen amaitu beharko dira, betetzen ez den egunetik hasita.

Komunikazioak, kasua ixtea eta artxibatzea

Giza Baliabide Zuzendaritzak edo Zuzendaritzak auzia atzera bota eta artxibatu edota dagozkion zehapenak betearazi erabakitzen duenean, interesdunei jakinaraziko die, eskatzailearen nortasuna babestuz.

Kasu zehatza itxi eta 3 hilabete igaro ondoren, ikerketa-prozesuan sortutako dokumentazioa artxibatu egingo da (komunikazioak, ebidentziak, txostenak), salbu eta kasuarekin lotutako prozedura judizial bat indarrean badago Betetze Kanaleko Salaketen erregistroaren bitartez.

Datuak gordetzea

Tratatu beharreko datuak informazioen sisteman gordeko dira, informatutako gertakariei buruzko ikerketa hastea bidezkoa den erabakitzeko ezinbestekoa den denboran.

Eragindako pertsonei eta emandako informazioan aipatzen den hirugarren orori dagozkien datuen konfidentzialtasuna bermatuko da.

Emandako informazioa edo informazioaren zati bat egiazkoa ez dela egiaztatzen bada, berehala ezabatuko da inguruabar horren berri izaten den unetik, salbu eta egiazkotasun-falta hori ez-zilegi penala izan badaiteke; kasu horretan, informazioa behar den denboran gordeko da, prozedura judiziala izapidetzen den bitartean.

Nolanahi ere, jakinarazpena jaso eta hiru hilabete igaro ondoren ikerketa-jarduerarik hasi ez bada, ezabatu egingo da, salbu eta kontserbazioaren helburua sistemaren funtzionamendua agerian uztea bada. Egin ez diren komunikazioak modu anonimizatuan bakarrik jaso ahal izango dira, eta ez da aplikatuko abenduaren 5eko 3/2018 Lege Organikoaren 32. artikuluan aurreikusitako blokeo-betebeharra.